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  證件管理功能不僅對企業來說很重要,而且對建筑工程企業來說也很重要。企業則主要是針對營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證、勞動執法合格證、社保登記證、個人職稱證、崗位資格證等證件的管理。在建筑企業日常管理中,證書證件管理是其中必不可少的環節。規范的證件管理在保障企業依法經營、安全生產過程中發揮重要的作用。

  為了加強建筑企業的證件管理,確保證件在建筑工程企業管理中的安全、有效、合法地使用,一套行而有效的關于建筑企業證件管理系統勢必非常重要。

OA證件軟件.png

  據了解,目前市面上,辦公OA類軟件數量繁多,建筑施工工程管理類軟件也很常見,這些軟件流行了很久,且都具有一定的證書管理功能,但是很多大多數企業卻表示,OA系統功能很強大,但用來管理證件,卻顯得不夠專業。

  一、對于建筑企業來說一般的OA系統在證件管理當中存在哪些問題?

  1、有些軟件的證書檔案管理,所有類型的證書都是同一個模板,而且還很死板

  2、雖然OA系統功能很多,但是仔細看下來,能用得上的估計也就30%,顯得不太劃算

  3、企業主要想要證書管理的功能,預警、借還、調證要方便,能滿足的軟件很少

  4、公司有在用的OA系統和項目管理系統,但都沒有專門的證件管理功能,有的雖然有,但是過于簡單,不適用,想找一款專門的證件管理系統作為補充。

  除了以上的這些問題,當然肯定還有關于一般OA系統在管理證件時存在的其他的一些問題,而這些問題都是在OA辦公系統當中解決不了的。那么,應該是怎么樣一款OA系統讓這些建筑企業滿意呢?我們接下來繼續了解。

OA證件管理軟件.png

  二、怎么樣的OA辦公系統可以滿足建筑企業的需求?

  很多建筑公司在證書不多的情況下,大多都沒有專門的證書證件管理人員,在方式上多采用電子表格粗略記錄證書信息,而對于擁有發展起來有一定規模的建筑企業,證書數量成百上千,這種方式則顯得效率低下,非常原始,他們更愿意采用一些例如泛普軟件的建筑工程企業OA管理系統等專門管理證件問題,以確保證書證件的信息準確、去向明確、處理及時、查看方便。

  無論是OA系統的哪種方式,在建筑企業證件管理當中有幾大必不可少的因素,主要有以下幾點:

  1、證書信息的準確性:這一點對于建筑企業來說是前提也是基礎,不用多說。

  2、關于證書的期限:與證書相關的期限,不只包括證書本身的有效期,還包括證書的年審期限,人員證書的繼續教育期限等等,因證書過期無法使用造成項目投標、資質申報中的麻煩數不勝數,因此證書管理人員必須緊密關注證書的到期情況,及時進行處理。

OA證件系統軟件.png

  3、證件借出歸還的登記:建筑公司各部門、各項目、各分公司,經常因工作需要借用各類證書,如果沒有嚴格的借用登記管理,一來二去證書不知所蹤時長發生,遺失補辦又是件非常麻煩的事。

  4、證件的準確調用:報項目、報資質,需要調用各類證書,如果使用了已押證的證書,可能造成廢標、申報無效等后果。因此證書調用必須準確無誤。

  5、證件準確的分類統計:作為證書管理崗位,必須對企業證書的總體情況心中有數,隨時掌握證書的動向,為企業管理層的重要決策提供參考。

  6、證件的費用清算:工程項目多、分支機構多,都有證書使用需求,都要承擔相應費用,但是費用的計算涉及到證書類型、用證時間、分攤比例等數據,結算起來很不方便,容易出錯。

OA證件管理軟件系統.png

  以上幾點在建筑OA辦公管理系統當中實現就可以滿足很多的建筑企業對于證件管理的需求了。目前市面上一些建筑行業OA管理系統、ERP系統等集成了部分證書證件管理的模塊,但因為并非核心功能,大多不夠完善。而泛普軟件的OA辦公管理系統則就可以滿足建筑企業對以上的需求。

  三、泛普OA辦公管理系統關于證件管理的功能亮點有哪些?

  1、證件看板一目了然:在系統當中“證件看板”主要集中展示證件數量、類型、人員情況、到期情況、去向情況等,圖表與數據結合,證件概況、統計情況,一目了然。

  2、證件到期短信提醒:通過證件管理系統管理證件到期,可根據證件類別自由設置提醒提前天數,不僅在系統中自動生成到期統計,更可通過手機短信及時獲得消息提示。

  3、證件借還使用登記:系統記錄證件的借用人、借用時間、借用事項、借用證書等信息,關聯證件使用項目、時長、歸還情況等,保證每本證書的借還、使用有據可查。

OA證件管理軟件管控點.png

  4、證件類型自由設置:用戶可自由定義證件類型,不僅適用于建筑施工行業,監理、造價、勞務、化工、石油等各行業各類證件均可通過系統進行管理,適用面廣,方便靈活。

  5、證件合同和收支管理:根據人員及證件的聘用,提供合同管理功能,便于記錄合同期限和費用情況,并可對每一份合同登記收款或付款,跟進合同的執行。

  6、證件使用和費用分攤:證件管理部門可對每本證件在實際使用過程中產生的每一筆補貼等費用進行登記,用證部門是誰,用多久,分攤多少費用等。并可一鍵完成所需時間段的費用結算明細和統計。

  除以上的這些證件管理的功能亮點之外,泛普OA系統還支持對系統的功能進行修改,在已有功能的基礎上,依據用戶的要求進行個性化的業務流程調整和功能新增,以達到完全滿足證件管理實際業務的運行。

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  同時能在證件管理已有功能的基礎上,依據用戶的需求進行新增功能開發,或者在證件管理模塊之外,增加如投標、項目、檔案、分公司等功能模塊。

  以上就是對于泛普軟件OA建筑工程系統的介紹。在建筑企業當中如果當達到一定的證書數量,管理起來感到吃力的時候,盡量尋找專門的管理工具來幫忙。在選擇管理工具時,至少應具備證書證件分類錄入、證書到期預警、證書借還管理、證書配置等功能等。

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