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   隨著現代各行各業對辦公模式需求的不斷升級、系統化、規范化、信息化的設步伐加快,使得新型的網絡化辦公方式得以取代傳統的紙質辦公。無紙化辦公為各大組織和企業提供了更高效的辦公方式,使得OA系統在市場上的地位逐漸升高,在這同時無紙化辦公已經逐漸應用到教育培訓行業中,通過培訓管理軟件的應用,把OA辦公模式帶入教培行業,讓機構協作更高效。

OA培訓管理軟件系統.png

  一、那么在OA辦公管理系統應用培訓學校之前,有哪些問題存在?

  1、在教職工管理上,無論是機密文件、重要會議內容、通知,培訓學校都是把相關的內容物化于紙上,形成文稿后進行打印、復印,再送到各個部門。這樣在文件印發、轉送、通知等方面不僅浪費了大量的時間、人力和物力,各部門的信息也不能得到及時有效地溝通。

  2、在對學員的管理上,通過傳統的方式創建學生檔案,排課、選課等等,只要學員一多起來線下就不不能快速協同辦公,而且由于是紙質文件時間一久數據無從查證,并且紙質文檔保存容易丟失,導致歷史數據查詢非常不便,除此之外還不能對有需求的學員進行全過程跟蹤管理。

  針對以上存在的問題,培訓學校急需將日常工作活動、管理活動、業務活動有機結合,以便加速工作流程運轉,減少重復工作,提高工作效率;同時還應對學員管理的傳統方式進行改革。OA辦公管理系統為實現培訓學校現代化管理、優化工作流程、規范工作等提供了重要手段,通過用戶組織管理、流程辦理、權限管理、通知管理等功能,讓各個部門的溝通更加便捷,同時也能對學員管理更加高效。

oa辦公系統培訓計劃.png

  二、那么對于培訓教育的OA辦公管理系統應該從哪些方面進行選擇呢?

  正所謂好馬配好鞍,培訓機構選擇什么樣的管理系統才能真正幫助自己解決運營中的問題呢?

  1、OA管理系統是否滿足機構的適用范圍

  市場同質化的競爭中,培訓機構管理系統也存在打著各類空口號,實則功能殘缺不全的產品,因此機構需要明確自己的功能需要,選擇匹配度最高的OA系統。

  2、管理系統廠商的選擇要以經濟適用為主

  培訓機構管理系統的廠商很多,盡管大牌廠商的OA系統很好用,然而每個廠商研發的系統側重點有所不同,因此并不一定適合自己的機構。需要我們在選擇的時候擦亮眼睛,清楚辨認各系統之間的差別。

  3、盡量先親自體驗各類產品,然后做出決策

  因為跟系統廠商之間存在信息差,盡管有的商家把自己的產品說的花里胡哨,功能齊全,也不一定就滿足你機構的實際需求。一定要貨比多家,親自使用過后方知合不合適。

  因此在選擇使用OA系統時,可以試用一下看看是否能真正解決自己機構的問題,然如果實在確定不了,那么可以先了解自己機構的需求然后再進行選擇,比如以下泛普軟件OA辦公系統對于培訓教育機構所提供的的解決方案,對比一下就能知道是否滿足培訓機構實際所需。

OA培訓管理軟件.png

  三、OA辦公管理軟件如何解決培訓學校管理當中存在的問題?

  1、在教師職工管理方面的解決方案:

  A、培訓學校的教師職工可通過在泛普軟件的OA管理系統隨時隨地新建、分派任務,指定具體的負責人,明確任務期限、任務描述,以及員工主動新建任務做自我管理。

  B、對于分派下去的任務遲遲沒有反饋不知道進展如何的這個問題,在OA辦公系統板塊可實時查看任務執行進度,對每個成員的工作量和工作效率做到心中有數。

  C、當然員工每天的工作有跡可循,制定每天的工作計劃、工作記錄、一天下來的總結工作,做好教職工自我管理。這樣不但團隊中每個人形成自我管理,也能夠方便管理者隨時跟進各項教程的進度,并給予支持。

  2、在學員管理方面的所提供的解決方案:

  A、同步學員檔案:和紙質化的信息記錄方式不同,學員電子檔案不僅可以進行登記,還能在流程的驅動下智能追蹤每位學員的教學情況。

  無論是繳費情況、所報專業/課程、招生老師、課程進度等都能通過一張電子表單關聯呈現,查詢起來更方便。

  B、課程分類招生,高速開課:和高校內的學生分班類似,教育機構的學員常常會根據所選課程進行分班,不同課程開設周期多長,授課老師是誰,這些信息現在都可以直接通過一條電子流程上報審核。

  為了更好的跟蹤每項課程的完成情況,泛普將“項目管理”融入其中,每個開設的課程都是一個待完成的項目,可以進行全程跟蹤監管。

OA培訓管理系統.png

  C、快速協調排課資源,下達課表:排課”是學員、教師、教室等多項資源在時間上的協調,高效的排課是教育培訓機構完成大規模培訓教學服務的重要基礎。但是,線下的人工排課常常因為信息封閉,不能第一時間掌握教室和教師的空余時間錯過有效排課時間,耽誤課程進度。而通過泛普軟件OA的電子化系統,可以讓各類資源狀態透明化,任何時間段都能智能協調高效排課。

  D、線上高效安排考試,使考試和閱都很方便:在教育培訓過程中,每項課程一結束都有詳細的考試測評。過去,這占據了授課教師的大量時間,不僅要出卷、閱卷還要統計每個學員的測試結果,過程非常麻煩。而線上、線下相結合的考試方式更有利于教育機構提升考核效率。不僅可以在系統直接制定試題和正確答案,還能對學員答題進行線上審批,快速核準分數,無需人工。不僅減少教育機構日常教務的瑣碎管理工作,還全面提升服務效率。

培訓學校oa辦公系統計劃.png

  通過OA辦公管理系統的實施,不僅明確員工之間工作職責,讓員工的時間真正利用起來,而且還增加了領導與員工的溝通工作,減少不必要的誤會,以此增加整個團隊的凝聚力;同時對于學員的管理上更加細致高效,有靈活的泛普軟件OA系統體系做支撐,無論是線上教育還是線下教育,都能圍繞各種教學業務特征為客戶搭建不同的應用場景。最重要的是將學員、教師、機構三大角色串聯,以可控、透明、簡單的辦公環境幫助教育機構發現教育問題,全面提升教育培訓服務質量。

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